IndHack

Indiana Aflalo · Consultante IA pour les syndics et administrateurs de biens

Consultante IA pour les syndics et administrateurs de biens : e-mails, AG et gérance

Je crée des outils IA pour les syndics et les administrateurs de biens : tri des e-mails, préparation des AG, premier jet de PV, relances de gérance. Ils s’appuient sur votre logiciel métier, votre messagerie et l’extranet. Le gestionnaire valide chaque envoi.

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Façade d’un immeuble résidentiel avec balcons
J’audite votre besoin

Je mesure ce qui sature vos gestionnaires : e-mails, préparation des AG, relances, sinistres, et ce que votre logiciel métier permet d’exporter.

Je crée vos outils et vos automatisations

Je crée le tri des e-mails, le kit de préparation d’AG ou l’assistant par immeuble, branchés sur votre messagerie et votre logiciel.

Je forme votre équipe

Je forme gestionnaires, assistants et comptables à utiliser l’IA sur leurs dossiers, avec les règles de la copropriété et du RGPD.

Réponse rapide

Qui peut créer un outil IA pour un syndic de copropriété ?

Je suis Indiana Aflalo, consultante IA indépendante à Nice et fondatrice d’IndHack. Je crée pour les syndics et les administrateurs de biens des outils qui trient les e-mails par immeuble et par urgence, préparent les projets de résolutions d’une assemblée générale et rédigent un premier jet de procès-verbal. Le gestionnaire valide chaque envoi, dans le cadre de la loi du 10 juillet 1965. J’interviens à distance partout en France et sur place sur la Côte d’Azur et à Monaco.

Outils IA sur mesureAutomatisation IAFormation IA

Ce qui prend du temps chez un syndic ou un administrateur de biens

Le métier de gestionnaire mêle relation client, droit et comptabilité. La charge vient surtout du volume : messages, échéances et documents.

Une boîte mail qui ne désemplit pas

Demandes de documents, réclamations, sinistres, devis : tout arrive par e-mail, souvent sans référence d’immeuble ni de lot.

La saison des assemblées générales

Au printemps, les AG s’enchaînent : ordre du jour, projets de résolutions, convocations, votes par correspondance, séances en soirée.

Des PV et des notifications à produire

Après l’AG, il faut rédiger le procès-verbal et notifier les décisions aux copropriétaires opposants ou défaillants, dans les délais.

Travaux, devis et sinistres à suivre

Mettre des entreprises en concurrence, suivre les ordres de service et les dégâts des eaux oblige à relancer sans cesse prestataires et assureurs.

Relances et régularisations en gestion locative

Appels de loyers, relances d’impayés, régularisation annuelle des charges, comptes rendus de gérance : la gérance repose sur des tâches répétitives et datées.

Des documents à tenir à jour

Extranet, fiche synthétique, carnet d’entretien, plan pluriannuel de travaux : les obligations documentaires s’ajoutent au quotidien.

88 % des professionnels du syndic de copropriété vivent la gestion des e-mails comme une charge psychologique permanente, contre 80,6 % en 2020 (baromètre ANGC 2026, 1 584 répondants).

Source : ANGC, baromètre des métiers de la copropriété 2026, repris par Monimmeuble

En 2025, 26 % des entreprises des activités immobilières de 10 salariés ou plus, secteur qui comprend l’administration de biens, déclarent utiliser au moins une technologie d’intelligence artificielle (Insee, enquête TIC entreprises).

Source : Insee Première n° 2120, juillet 2026

Les outils IA que je peux créer pour votre cabinet de syndic

Ces outils travaillent avec votre logiciel de syndic ou de gérance, par son API quand il en propose une, sinon par ses exports. Ils vont du tri automatique à l’outil complet.

01
Automatisation

Tri des e-mails par immeuble, lot et urgence

Chaque message entrant est classé : sinistre urgent, demande de document, impayé, travaux, réclamation. L’immeuble et le lot sont retrouvés, et un brouillon de réponse joint le lien vers le document de l’extranet.

Données et logicielsVotre messagerie (Outlook, Gmail), la liste des immeubles et des lots exportée de votre logiciel (ICS, Vilogi, Crypto…), l’extranet.

Ce qui reste entre vos mainsLe gestionnaire valide chaque réponse. Un sinistre ou une menace de contentieux remonte toujours vers une personne.

02
Automatisation

Relances graduées des loyers et des charges

Selon les échéances de votre logiciel, l’automatisation prépare des relances successives, du rappel courtois au projet de mise en demeure. Elle s’arrête dès que le paiement est enregistré.

Données et logicielsLes échéanciers et encaissements de votre logiciel de gérance ou de copropriété, vos modèles de courrier.

Ce qui reste entre vos mainsLe comptable ou le gestionnaire valide les mises en demeure et décide des suites contentieuses.

03
Assistant sur vos documents

Assistant règlement de copropriété, immeuble par immeuble

L’assistant répond aux questions sur un immeuble avec son règlement de copropriété, ses PV d’AG et ses contrats : répartition des charges, parties communes, travaux autorisés. Chaque réponse cite l’article ou le PV d’origine.

Données et logicielsLes règlements de copropriété, états descriptifs de division, PV des dernières AG et contrats de l’immeuble, déjà présents sur l’extranet.

Ce qui reste entre vos mainsLe gestionnaire vérifie avant toute réponse officielle. Les accès suivent les niveaux de l’extranet : immeuble, lot, conseil syndical.

04
Outil sur mesure

Kit de préparation d’assemblée générale

En partant des devis, des contrats et des décisions précédentes, l’outil prépare l’ordre du jour, les projets de résolutions avec la majorité qui semble applicable, marquée à vérifier, et la liste des annexes. Il produit la convocation dans votre modèle.

Données et logicielsLes devis reçus, les contrats en cours, les PV précédents, le budget prévisionnel issu de votre logiciel, vos modèles de convocation.

Ce qui reste entre vos mainsLe gestionnaire valide chaque résolution et chaque majorité. Le juriste du cabinet tranche les cas douteux.

05
Outil sur mesure

Projet de procès-verbal et liste des notifications

Avec la feuille de présence, les votes et les notes de séance, l’outil rédige un projet de PV. Il dresse la liste des copropriétaires opposants ou défaillants à notifier, en tenant compte des votes par correspondance.

Données et logicielsLa feuille de présence, les formulaires de vote par correspondance, les votes saisis dans votre logiciel ou votre outil d’AG en ligne.

Ce qui reste entre vos mainsLe président de séance et le bureau relisent et signent le procès-verbal. Un enregistrement de séance ne sert qu’avec l’accord de l’assemblée.

06
Agent IA

Comparateur de devis pour le conseil syndical

L’agent lit plusieurs devis pour un même travail, aligne les postes, les quantités, les délais et les assurances annoncées, puis signale les écarts et les postes absents. Il produit un tableau lisible pour le conseil syndical.

Données et logicielsLes devis PDF des entreprises, le cahier des charges du syndic, l’historique des travaux de l’immeuble.

Ce qui reste entre vos mainsLe gestionnaire vérifie le tableau. Le conseil syndical et l’assemblée générale décident.

07
Outil sur mesure

Tableau de bord énergétique des biens gérés

L’outil rassemble les DPE des lots gérés et les échéances de chaque copropriété : logements classés F ou G, plan pluriannuel de travaux, DPE collectif. Il prépare les messages aux propriétaires bailleurs selon le texte en vigueur, réglables si la loi change.

Données et logicielsLes DPE des lots, votre logiciel de gérance et de copropriété, les PV qui ont voté le plan de travaux.

Ce qui reste entre vos mainsLe responsable de gestion valide les messages avant envoi. Le conseil aux bailleurs reste celui du gestionnaire.

Exemple fictif commenté

Un lundi matin après un dégât des eaux

La situation

Un lundi matin, une gestionnaire trouve plusieurs dizaines d’e-mails sur ses vingt immeubles. Un dégât des eaux est signalé au troisième étage d’une résidence, au milieu de demandes de documents et de questions sur les charges.

Ce que prépare l’outil

L’outil place le dégât des eaux en tête, retrouve l’immeuble et le lot, et propose une réponse avec les consignes de déclaration. Pour les demandes de documents, il prépare des réponses avec le lien vers l’extranet.

Ce que vérifie votre équipe

La gestionnaire appelle l’occupant du lot sinistré, valide les réponses sur les documents après relecture et traite elle-même la réclamation sur les charges.

Ces exemples décrivent des outils possibles, pas des références clients. Selon votre besoin, je crée un outil IA sur mesure avec son interface, ou je mets en place une automatisation IA entre vos logiciels actuels. Je commence toujours par la solution la plus simple qui règle le problème.

Parler de mon cabinet

Logiciel de syndic ou outil sur mesure ?

Les logiciels de syndic intègrent l’IA à des rythmes très différents selon les éditeurs. Le sur mesure garde du sens quand le logiciel ne couvre pas la tâche ou ne communique pas avec la messagerie.

Vilogi

Logiciel de syndic et de gestion locative qui annonce des modules d’IA, dont la rédaction de résolutions d’AG, et propose des API pour développer ses propres outils.

ICS

Logiciel de gestion de copropriété et de gérance, le plus cité par les professionnels dans l’enquête de l’ANGC sur les logiciels de syndic.

Thetrawin

Logiciel de gestion immobilière cité, avec Powimmo, parmi les plus utilisés dans la même enquête de l’ANGC.

ChatGPT, Claude, Copilot

Assistants généralistes utiles pour reformuler un courrier ou résumer un contrat, à utiliser avec un compte professionnel et sans données inutiles.

Quand un outil sur mesure a du sens

  • Votre logiciel métier n’a pas d’IA pour cette tâche, et une migration vers un autre logiciel serait trop risquée.
  • Le volume d’e-mails dépasse ce que l’équipe peut trier, et rien ne relie la messagerie aux immeubles et aux lots.
  • Vous voulez vos propres modèles : résolutions, courriers et comptes rendus de gérance dans la forme du cabinet.
  • Vous voulez un assistant par immeuble, limité aux documents que chaque personne a le droit de consulter.

Comment j’audite le besoin de votre cabinet de syndic, puis je livre l’outil

De l’audit du besoin à la prise en main, chaque étape se valide avec vous. Une petite automatisation suffit parfois ; un outil complet se construit par étapes, en commençant petit.

  1. 01

    Auditer le besoin

    J’observe une tâche réelle avec les personnes qui la font : fréquence, temps passé, erreurs, documents et logiciels utilisés. Je regarde aussi ce que vos outils actuels savent déjà faire.

  2. 02

    Choisir la bonne réponse

    Un réglage de vos logiciels, une petite automatisation ou un outil sur mesure : je propose la solution la plus simple qui règle le problème, avec un périmètre et des critères de réussite écrits.

  3. 03

    Construire une première version

    Je la teste sur vos cas, y compris les exceptions et les informations manquantes. Vous voyez ce qu’elle fait bien et ce qu’elle doit encore laisser à une personne.

  4. 04

    Livrer et mettre en service

    Accès, droits, documentation et consignes de reprise sont prêts avant l’ouverture à l’équipe. La propriété des livrables et la maintenance sont fixées dans la proposition.

  5. 05

    Former et suivre

    Votre équipe apprend à utiliser l’outil et à vérifier ses résultats. Nous suivons les premiers usages pour ajuster ce qui doit l’être.

Les questions de mon audit pour les syndics et administrateurs de biens

  • Quel logiciel de syndic et de gérance utilisez-vous, et que permet-il d’exporter ou d’interroger par API ?
  • Combien d’e-mails un gestionnaire reçoit-il par jour, et quelle part concerne des documents déjà sur l’extranet ?
  • Combien d’AG tenez-vous par an, et à quel moment la préparation déborde-t-elle ?
  • Comment rédigez-vous aujourd’hui les PV et les notifications qui suivent l’AG ?
  • Quels copropriétaires ont demandé à recevoir leurs notifications par courrier ?
  • Qui a accès à quoi : gestionnaires, assistants, comptables, conseil syndical ?

Former gestionnaires et assistants de copropriété à l’IA

Je forme vos équipes sur leurs propres immeubles et leurs propres dossiers, de préférence hors de la saison des AG. L’obligation de formation continue des titulaires de carte est rappelée dans les repères ci-dessous.

Traiter sa boîte mail avec l’IA

Classer, résumer et répondre à des messages réels, avec le lien vers l’extranet, puis vérifier ce que l’IA propose.

Préparer l’AG et rédiger le PV

Projets de résolutions, majorités à vérifier, vote par correspondance, premier jet de PV : la méthode et ses points de contrôle.

Lire un règlement de copropriété avec l’IA

Retrouver une clause, résumer un contrat ou comparer des devis, en exigeant la citation de la source.

Données des copropriétaires et charte d’usage

Ce qu’on peut confier à un outil IA, avec quel compte et quels droits d’accès. La charte du cabinet s’écrit pendant la séance.

Le programme, la durée et le format se décident ensemble, en présentiel sur la Côte d’Azur ou à distance. Le déroulé complet est décrit sur la page formation IA en entreprise et sur mon profil de formatrice IA.

Loi de 1965, extranet, AI Act : les règles du syndic face à l’IA

Le syndic travaille sur des documents encadrés par la loi du 10 juillet 1965 et ses décrets. Un outil IA s’insère dans ces règles, il ne les contourne pas.

L’extranet de la copropriété

L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 impose au syndic professionnel un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés, sauf décision contraire de l’assemblée générale. Le décret n° 2019-502 en fixe la liste minimale en trois niveaux : documents de l’immeuble, documents propres à chaque lot, documents réservés au conseil syndical. Un assistant IA respecte ces mêmes niveaux d’accès.

Légifrance, décret n° 2019-502 du 23 mai 2019

Les notifications par voie électronique

Depuis la loi n° 2024-322 du 9 avril 2024, l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que les notifications et mises en demeure sont valablement faites par voie électronique. Un copropriétaire peut demander à tout moment à les recevoir par courrier, et le syndic doit l’informer de cette possibilité. Une automatisation d’envoi tient compte de ces demandes.

Légifrance, loi n° 65-557 du 10 juillet 1965

Visioconférence et vote par correspondance

L’article 17-1 A permet de participer à l’assemblée générale par visioconférence et de voter par correspondance avant la séance, avec un formulaire. Si une résolution est amendée en séance, le copropriétaire qui avait voté pour par correspondance est assimilé à un défaillant pour cette résolution : un projet de PV doit en tenir compte.

Légifrance, loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 17-1 A

Un assistant pour copropriétaires se présente comme une IA

L’article 50 de l’AI Act prévoit que les personnes qui échangent directement avec un système d’IA en soient informées, sauf si c’est évident. Un assistant ouvert aux copropriétaires ou aux locataires l’annonce dès le premier message et renvoie vers le gestionnaire pour toute décision.

Commission européenne, AI Act, article 50

La formation continue des titulaires de carte

Les titulaires des cartes de gestion immobilière et de syndic, les directeurs d’établissement et les collaborateurs habilités suivent 14 heures de formation par an ou 42 heures sur trois années consécutives, dont au moins 2 heures sur la non-discrimination dans l’accès au logement et 2 heures sur la déontologie. Une formation ne compte que si elle remplit les conditions du décret n° 2016-173 : un point à vérifier avant de bâtir un programme.

CCI Paris Île-de-France, formation continue des professionnels de l’immobilier

Ces repères aident à cadrer un projet. Ils ne remplacent ni l’avis de votre conseil ni une validation juridique de vos usages.

Votre interlocutrice

Indiana Aflalo, consultante IA et fondatrice d’IndHack

Chef de projet IA, je conçois et je développe des outils IA. J’audite le besoin avec les personnes qui feront le travail, je construis la solution, puis je forme l’équipe à l’utiliser. Je travaille à distance partout en France, et sur place à Nice, Sophia Antipolis, Cannes et Monaco.

Les outils gratuits de ce site sont les miens, comme le testeur de visibilité IA et l’audit SEO gratuit : vous pouvez les essayer avant de me parler. Je suis aussi consultante SEO et GEO, gagnante du premier concours français de GEO en 2026. Ma méthode a été publiée par Le Réacteur en juin 2026 et je la détaille dans mon retour d’expérience.

Mon parcoursTous mes accompagnements IA
Indiana Aflalo, consultante IA et fondatrice d’IndHack

Questions fréquentes des syndics et administrateurs de biens sur l’IA

L’IA peut-elle rédiger le procès-verbal d’assemblée générale ?

Elle peut en préparer un premier jet avec la feuille de présence, les votes et les notes de séance. Le PV reste relu et signé par le président de séance et le bureau. Un point demande une attention particulière : le vote par correspondance sur une résolution amendée en séance.

Puis-je confier les données des copropriétaires à un outil IA ?

Oui, avec un cadre : comptes ou API professionnels, contrat de sous-traitance conforme au RGPD, hébergement en Europe si nécessaire, droits d’accès calqués sur ceux de l’extranet. On n’y met que ce dont la tâche a besoin. Ce cadre réduit le risque, aucun outil n’offre une confidentialité absolue.

Mon logiciel de syndic ne suffit-il pas ?

S’il couvre la tâche, oui, et je le dis pendant l’audit. Beaucoup de logiciels ne relient pas encore la messagerie aux immeubles et aux lots, ni ne préparent une AG dans le modèle du cabinet. Un outil sur mesure se branche sur l’existant, sans migration.

Combien coûte un outil IA pour un cabinet de syndic ?

Le coût dépend des tâches visées, du logiciel à connecter, du nombre d’immeubles et de l’accompagnement de l’équipe. Un tri des e-mails et un assistant complet par immeuble ne demandent pas le même travail. Le premier échange est gratuit : il sert à cadrer le besoin avant toute proposition.

Et si l’IA se trompe de majorité ou de destinataire ?

C’est le risque principal, d’où la règle : l’outil propose, le gestionnaire valide. Les majorités suggérées sont marquées à vérifier, et aucun envoi ne part sans relecture pendant la phase de test.

Un outil peut-il trier les candidats locataires ?

Il peut vérifier qu’un dossier est complet au regard du décret n° 2015-1437 et repérer une pièce interdite. Il ne note pas les candidats et ne décide rien : le choix reste au gestionnaire, sans critère discriminatoire.

Les assistants de copropriété vont-ils disparaître ?

Leurs tâches changent. Le classement, la saisie et les envois simples s’automatisent ; la relation avec les copropriétaires et le suivi des dossiers restent humains. Former l’équipe fait partie du projet.

Par quoi commencer ?

Par la boîte mail d’un gestionnaire volontaire : c’est là que la charge se voit le plus. Un test de quelques semaines sur ses immeubles suffit pour décider de la suite. Le premier échange est gratuit.

Consultante IA pour chaque métier

Quel problème voulez-vous résoudre en premier ?

Le premier diagnostic est gratuit et sans engagement. Décrivez votre besoin et les outils que vous utilisez. Je vérifie si une formation, une automatisation ou un développement est pertinent avant de chiffrer une mission.

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